ФНС допускает использование сканов первичных документов в бухучете

ФНС допускает использование сканов первичных документов в бухучете

Налоговики разъяснили: отсканированную первичку можно использовать в исключительных случаях. При этом документ должен соответствовать всем требованиям бухучета.

Ведомство указало на письма Минфина с такой же позицией. О них мы писали ранее.

Какие случаи считать исключительными, ФНС не уточнила. Полагаем, речь о ситуациях, когда передать бумажный экземпляр сложно по независящим от контрагента причинам.

Документы: Письмо ФНС России от 26.02.2021 N СД-4-3/2476

Вопрос: Об использовании скан-образов первичных учетных документов в целях бухучета и о документальном подтверждении расходов в целях налога на прибыль.


Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ



ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА



ПИСЬМО

от 26 февраля 2021 г. N СД-4-3/2476


ФНС России, рассмотрев обращение ООО от 10.07.2020 по вопросу документального оформления факта передачи предмета лизинга в распоряжение лизингополучателя, сообщает следующее.

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Согласно Федеральному закону N 402-ФЗ ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта, за исключением случаев, если иное установлено бюджетным законодательством Российской Федерации. Экономический субъект самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.

Исходя из Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, в составе учетной политики экономического субъекта его руководителем утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации, порядок контроля за хозяйственными операциями.

Приведенные нормы в их взаимосвязи, по нашему мнению, не препятствуют использованию в бухгалтерском учете в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета. При этом руководитель экономического субъекта как лицо, организующее ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, должен обеспечить соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных Федеральным законом N 402-ФЗ.

Указанная позиция содержится в письмах Минфина России от 22.04.2020 N 03-01-10/32570, от 27.04.2020 N 03-03-06/3/34068 и от 13.05.2020 N 03-03-07/38785.

Для целей главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) расходы налогоплательщика должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252 Кодекса, а именно: должны быть экономически обоснованны, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.


Действительный

государственный советник

Российской Федерации

2 класса

Д.С.САТИН

26.02.2021

http://www.consultant.ru/cons/cgi/o...=consultant&utm_medium=email&utm_content=body