Электронные документы разрешат хранить централизованно

Электронные документы разрешат хранить централизованно

По поправкам, которые подготовило Минцифры, электронные документы можно будет передавать на хранение лицу, которое получит аккредитацию на такую деятельность (п. 2 ст. 1 проекта). Архивные документы позволят передавать по описи с усиленными квалифицированными подписями обладателя документов и хранителя (п. 3 ст. 2 проекта). Правила планируют закрепить в Законе об информации, информационных технологиях и о защите информации, а также в Законе об архивном деле.

Кроме того, предлагают внести в Закон о бухучете запрет устанавливать случаи, когда первичные документы, регистры бухучета или бухгалтерскую отчетность нужно представлять на бумаге (ст. 3 проекта). Причем неважно, куда направляют документы: в госорган или другому лицу.

Общественное обсуждение проекта продлится до 12 апреля.

Документ: Проект федерального закона (http://regulation.gov.ru/projects#npa=113879)
Информация СПС КонсультантПлюс

Проект

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов создания электронных документов, их хранения и порядка направления в государственные органы

Статья 1

Внести в Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ
‎«Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038; № 30,
‎ст. 4600; 2012, № 31, ст. 4328; 2013, № 14, ст. 1658; № 23, ст. 2870;
‎№ 27, ст. 3479; № 52, ст. 6961, 6963; 2014, № 19, ст. 2302; № 30, ст. 4223, 4243; № 48, ст. 6645; 2015, № 1, ст. 84; № 27, ст. 3979; № 29, ст. 4389, 4390; 2016, № 26, ст. 3877; № 28, ст. 4558; № 52, ст. 7491; 2017, № 18,
‎ст. 2664; № 24, ст. 3478; № 25, ст. 3596; № 27, ст. 3953; № 31, ст. 4790, 4825, 4827; № 48, ст. 7051; 2018, № 1, ст. 66; № 18, ст. 2572; № 27,
‎ст. 3956; № 30, ст. 4546; № 49, ст. 7523; № 52, ст. 8101; 2019, № 12,
‎ст. 1220, 1221; № 18, ст. 2214; № 49, ст. 6985, 6986; 2020, № 14, ст. 2035) следующие изменения:

1)часть 2 статьи 11.1 дополнить абзацем вторым следующего содержания: «Указанные органы и организации в соответствии со своими полномочиями вправе устанавливать формы и форматы таких электронных документов.»;

2)дополнить статьями 11.2, 11.3 следующего содержания:

Статья 11.2. Хранение электронных документов

1. Если иное не предусмотрено федеральным законом, обладатели электронных документов, а также лица, которые указаны в электронном документе как его получатели, самостоятельно определяют порядок
‎их хранения.

2. Обладатели электронных документов, а также лица, которые указаны в электронном документе как его получатели, вправе
‎на основании договора передать электронные документы для хранения лицу, аккредитованному на осуществление такой деятельности в соответствии со статьей 11.3 настоящего Федерального закона.

3. В течение срока хранения электронных документов, переданных на основании договора для хранения лицу, аккредитованному на осуществление такой деятельности в соответствии со статьей 11.3 настоящего Федерального закона, указанное лицо, а также иное лицо (в том числе органы государственной власти и местного самоуправления) в установленных законодательством Российской Федерации случаях, обязано обеспечить:

1) неизменность и целостность электронных документов,
‎их пригодность для использования, в том числе возможность предоставления электронных документов третьим лицам;

2) автоматическую регистрацию действий, осуществляемых
‎с электронными документами в течение срока их хранения,
‎и сохранность соответствующей информации в течение указанного срока и трех лет после его истечения;

3) возможность предоставления третьим лицам в случаях, предусмотренных законом или договором, экземпляра хранящегося электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на его хранение;

4) соблюдение требований к порядку хранения электронных документов.

4. Требования к порядку хранения электронных документов, указанные в пункте 4 части 3 настоящей статьи, устанавливаются Правительством Российской Федерации.

5. Обладатели электронных документов при передаче документов на хранение вправе определить виды электронных документов и (или) перечень конкретных документов, информация из которых не подлежит обработке в процессе их хранения.

Статья 11.3. Осуществление деятельности по хранению электронных документов

1. Деятельность по хранению электронных документов может осуществляться:

1) обладателем документов;

2) организациями, подведомственными государственным органам и органам местного самоуправления, обеспечивающими хранение их документов;

3) юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями после прохождения ими процедуры аккредитации в соответствии с частью 3 настоящей статьи и соответствующими следующим требованиям:

а) в отношении заявителя не проводится процедура ликвидации юридического лица, отсутствует решение (определение) арбитражного суда о введении процедуры банкротства в соответствии
‎с законодательством Российской Федерации о банкротстве, отсутствуют сведения в реестрах недобросовестных поставщиков, ведение которых осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации;

б) минимальный размер собственных средств (капитала) заявителя составляет не менее чем один миллиард рублей либо пятьсот миллионов рублей при наличии не менее чем в трех четвертях субъектов Российской Федерации одного или более филиала или представительства заявителя;

в) финансовое обеспечение ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие несоблюдения заявителем требований к срокам и порядку хранению электронных документов, в сумме не менее чем 100 миллионов рублей и 500 тысяч рублей за каждое место осуществления деятельности;

б) в штате заявителя имеется не менее двух работников, непосредственно осуществляющих деятельность по хранению электронных документов, соответствующих требованиям к образованию, уровню квалификации и опыту работы, установленным Правительством Российской Федерации;

в) заявителем определено уполномоченное лицо, ответственное
‎за соблюдение требований настоящего Федерального закона
‎и внутренних документов заявителя к осуществлению деятельности
‎по хранению электронных документов;

г) заявитель имеет на праве собственности, праве аренды или ином законном основании программные и программно-аппаратные средства, предназначенные для осуществления деятельности
‎по хранению электронных документов;

д) заявитель имеет аппаратные средства электронной подписи, принадлежащие ему на праве собственности, а также право использования программных средств электронной подписи на законных основаниях. Указанные средства электронной подписи должны соответствовать требованиям, установленным федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности
‎в соответствии с пунктом 2 части 5 статьи 8 Федерального закона
‎от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

2. Лица, осуществляющие деятельность по хранению электронных документов обязаны:

1) утвердить внутренние документы, устанавливающие правила приема электронных документов на хранение,
‎их использования, передачи и уничтожения, разграничения и контроля доступа к электронным документам;

2) иметь информационные системы, обеспечивающие хранение документов, соответствующие требованиям законодательства Российской Федерации об информации, информационных технологиях
‎и о защите информации, а также в области персональных данных
‎в случаях, установленных таким законодательством.

3. Аккредитация заявителя осуществляется на основании заявления, поданного им в уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в порядке, установленном Правительством Российской Федерации на срок 5 лет.

4. Контроль (надзор) за деятельностью аккредитованных лиц, осуществляющих деятельность по хранению электронных документов на основании договора, осуществляется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, определяемым Правительством Российской Федерации.»

Статья 2

Внести в Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ
‎«Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2007,
‎№ 49, ст. 6079; 2010, № 19, ст. 2291; 2013, № 7, ст. 611; 2015, № 48,
‎ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317; № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19) следующие изменения:

1) статью 3 дополнить пунктом 2.1 следующего содержания:

«2.1) электронный архивный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, которая может быть идентифицирована и подлежит хранению в силу значимости указанной информации для граждан, общества и государства;»;

2) в статье 17:

а) наименование статьи дополнить словами «и электронных архивных документов»;

б) в части 1:

после слов «архивных документов» дополнить словами
‎«и электронных архивных документов»;

3) дополнить статьей 17.1 следующего содержания:

«Статья 17.1. Хранение электронных архивных документов юридическими лицам и гражданами, занимающимися предпринимательской деятельностью без образования юридического лица

1. На протяжении всего срока хранения электронных архивных документов их обладатели, за исключением органов и организаций, полномочия по организации хранения, комплектования, учета
‎и использования архивных документов которых относятся
‎к полномочиям Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в соответствии со статьей 4 настоящего Федерального закона, должны обеспечить соблюдение требований, предусмотренных частью 3 статьи 11.2 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Дополнительные функциональные требования к порядку обеспечения неизменности, целостности и пригодности для использования электронных архивных документов постоянного
‎и временного (свыше 10 лет) срока хранения определяется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности.

2. Указанные в части 1 настоящей статьи обладатели электронных архивных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, включая документы по личному составу, обязаны обеспечить:

1) наличие действующих внутренних документов, устанавливающих правила в отношении приема электронных архивных документов на хранение, их использования, передачи и уничтожения;

2) назначение должностного лица, ответственного за соблюдение требований к хранению электронных архивных документов;

3) разграничение и контроль доступа к электронным архивным документам;

4) автоматическую регистрацию всех действий, осуществляемых
‎с электронными архивными документами в течение срока их хранения,
‎и сохранение соответствующей информации об указанных действиях
‎в течение всего срока обязательного хранения электронного архивного документа.

3. Передача электронных архивных документов третьему лицу, осуществляющему хранение архивных документов на основании положений нормативных правовых актов или договора с обладателем электронных архивных документов, осуществляется по описи электронных архивных документов. Принимающая сторона обязана сохранить информацию о дате передачи электронного архивного документа на хранение, лице, передавшем на хранение электронный архивный документ, характеристиках, позволяющих подтвердить целостность электронного архивного документа.

Если иное не предусмотрено договором между лицом, осуществляющим деятельность по хранению электронных документов в интересах третьих лиц, и лицом, которому данное лицо оказывает услуги по хранению электронных документов, опись электронных архивных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, включая документы по личному составу, переданных на хранение, должна быть подписана усиленными квалифицированными электронными подписями их обладателя и лица, осуществляющего хранение электронных архивных документов.

4. В течение срока обязательного хранения электронного архивного документа, подписанного электронной подписью, должна сохраняться информация, подтверждающая факт подписания электронного архивного документа электронной подписью.

5. Особенности соблюдения требований настоящей статьи микропредприятиями и физическими лицами устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере развития предпринимательской деятельности.»;

4) в статье 22:

а) пункт 1 изложить в следующей редакции:

«1) в федеральных органах государственной власти, иных государственных органах Российской Федерации (в том числе органах прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации), а также Центральном банке Российской Федерации (Банке России), государственных внебюджетных фондах, государственных корпорациях, государственных компаниях и федеральных организациях:

архивных документов, не являющихся электронными архивными документами – 15 лет;

электронных архивных документов – 5 лет;»;

б) пункт 2 изложить в следующей редакции:

«2) в органах государственной власти, иных государственных органах субъектов Российской Федерации и организациях субъектов Российской Федерации:

архивных документов, не являющихся электронными архивными документами – 10 лет;

электронных архивных документов – 5 лет;»;

в) пункт 3 изложить в следующей редакции:

«3) в органах местного самоуправления и муниципальных организациях:

архивных документов, не являющихся электронными архивными документами – 5 лет;

электронных архивных документов – 3 года;».

Статья 3

Внести в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ
‎«О бухгалтерском учете» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 50, ст. 7344; 2013, № 26, ст. 3207; № 30, ст. 4084;
‎№ 51, ст. 6677; 2018, № 49, ст. 7516; 2019, № 30, ст. 4149) следующие изменения:

1) в статье 9:

а) часть 5 дополнить вторым предложением в следующей редакции: «Форматы первичных учетных документов в виде электронного документа утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов»;

б) часть 6 изложить в следующей редакции:

«6. Законодательством Российской Федерации или договором не допускается установление случаев обязательного представления первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе. Перечень первичных учетных документов, обязательных для предоставления в виде электронных документов, другому лицу или в государственный орган устанавливается Правительством Российской Федерации.»;

2) в статье 10:

а) часть 6 дополнить вторым предложением в следующей редакции: «Форматы регистров бухгалтерского учета в виде электронного документа утверждает федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный по контролю и надзору в области налогов и сборов.»;

б) часть 7 изложить в следующей редакции:

«Законодательством Российской Федерации или договором не допускается установление случаев обязательного представления регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе. Случаи обязательного предоставления регистра бухгалтерского учета в виде электронного документа другому лицу или в государственный орган устанавливаются Правительством Российской Федерации.»;

3) в части 7.1 статьи 13 второе предложение изложить в следующей редакции:

«Законодательством Российской Федерации или договором не допускается установление обязательных случаев представления бухгалтерской (финансовой) отчетности другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, при этом случаи обязательного предоставления бухгалтерской (финансовой) отчетности другому лицу или в государственный орган в виде электронного документа устанавливаются Правительством Российской Федерации.».

Статья 4

Настоящий Федеральный закон вступает в силу по истечении 180 дней после дня его официального опубликования.

Президент

Российской Федерации

https://regulation.gov.ru/projects#...e=consultant&utm_medium=email&utm_content=old