Cшивка документов (рекомендации от Минфина)

Cшивка документов
(рекомендации от Минфина)
При регистрации юридического лица сшивать документы не требуется, однако, ранее требование прошить уставы юридических лиц существовал и прошитые уставы подавались вместе с остальными документы на государственную регистрацию.
Казалось бы, слово "прошить" ушло в прошлое, но это не так.

Налоговый орган, осуществляющий проверки или иные мероприятия налогового контроля, направляет поручение об истребовании документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), по месту учета лица, у которого должны быть истребованы указанные документы (информация).

Документы (информация) предоставляются в виде копий. Копии документов необходимо заверить лицом, которое должно исполнить свою обязанность.

И здесь, Минфин дал ответ, как копии документов нужно правильно сшивать и комплектовать, чтобы у налогового органа не было ни малейшей претензий к предоставляемым документам.

Так, в письме от 29 октября 2015 г. N 03-02-РЗ/62336 Министерством финансов Российской Федерации рекомендуется учитывать следующее при формировании документов и их копий:

1 - сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы;

2 - все листы в сшиве прошиваются на 2 - 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.
На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40 - 60 мм на 40 - 50 мм).
Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 - 2,5 см;

3 - на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов.
Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания;

4- заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.

При формировании сшивки необходимо обеспечить сохранение целостности документов (копий документов), а также возможность их свободного чтения и копирования.

Рекомендация универсальна. Её возможно использовать когда документы и(или) их копии потребуется соединить. Рекомендации очень похожи на то, как нотариусы соединяют документы, поэтому зрительно можно вспомнить как это должно выглядеть.


письмо Минфина от 29 октября 2015 г. N 03-02-РЗ/62336 прилагается к теме.

 

Когда проходили практику в Басманном суде, наша группа оказалась в архиве.
Архивариус суда с порога решил научить нас сшивать документы.
Все начали сшивать, ни у кого не получилось идеально. Что-то там надо было с иголочками делать, узел хитрый вязать, клеить. В общем, студенты опозорили вуз.
Но не я.
Потому что во время ритуала первой сшивки документов я вышел в туалет.
Вернувшись, я обнаружил, что архивариус орёт на моего друга, дескать, такой он бестолковый, что не может сшить документы.
- Вот почему он может, - спросил у него архивариус, показывая на меня, - а ты нет?! Вот пусть и будет старшим в вашей группе, пока идёт практика.

Так я стал лучшим.